社員一人ひとりが訪問・外出の行動により、会社に対するイメージを決定する可能性があります。そのため、社外へ訪問・外出する場合は、どのような状況においても「会社の代表」として、責任のある行動をとることが重要です。
受付でのマナー
①名刺・資料等の携帯品をチェックする
- 忘れ物には気を付ける。
②服装なヘアースタイル・化粧を整える
- 受付に行く前に、駅やトイレ等で身だしなみを整える。
- コートや帽子は脱いで、片手に持つ。
- 濡れた傘は室内に持ち込まず、傘立てに入れる。
③受付の人に丁寧に礼をし、挨拶する
- まず、受付の数歩手前で軽く会釈をする。
- 受付に近づいたら受付の人にもう一度礼をして、「失礼します」「お忙しいところお邪魔いたします」等、挨拶する。
④名前を名乗り、取次ぎをお願いする
- 初回の訪問の際には、受付に挨拶を述べた後、名刺を差し出して「○○会社の○○と申します」と社名・名前を明確に告げる。
- 「営業部の○○様にお目にかかりたいのですが・・・」と依頼する。
- 事前に約束してある場合は、「営業部の○○様と2時にお約束をさせていただいております。おいでになられますでしょうか」と、取り次ぎを依頼する。
訪問先（入室～退室）
入室の仕方
- ノック後、相手の返事を待ってから開ける。
- 「失礼します」と言いながら室内に入り、お辞儀をしてから、後ろに向き直り静かにドアを閉める（後ろ手に閉めてはいけない）。
- 商談相手の方に真直ぐ視線を合わせ、普通の歩幅で近づく（途中、社内の人の机の横を通る場合等には、軽く会釈をしてから通り過ぎるようにする）。
- 相手の前に来たら「○○会社の○○です。お忙しいところお時間を頂いて申し訳ありません（ありがとうございます）」等の謝辞を述べる。
退室の仕方
- 商談が終わったらお辞儀をしてドアの前まで進み、振り返って改めて退室のお辞儀をする。
- 室外に出たらもう一度ドアを開けたまま振り返り、「お邪魔いたしました（ありがとうございました）」と言いながら会釈をしてドアを閉める。
- 退室後、室外に出ても他の社員から見られている場合もあるので、ほっとして態度や表情を変えないように気を付ける。
- 帰り際にも、周囲の人や受付の人にはきちんと挨拶をしてから失礼する。
- 忘れ物を慌てて取りに戻ったり、届けて頂いたりといったことのないように最後まで気を配る。
席次（上座・下座）
- 応接室
- 長イスが上座
- 肘掛イスが下座かつ出入り口から遠い方が上座
- 会議室
- 課長の右側が上座
- 課長の左側は下座
- 和室
- 床の間の前が上座
- エレベーター
- 操作盤に近い人がドア開閉操作をする
- 操作する人の後ろが上座
- エレベーター
- 床の間の前が上座
- 和室
- 会議室
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